La gérance des informations personnelles des salariés d’une entreprise n’est pas une tâche de tout repos. Le chargé des ressources humaines doit mettre à jour et archiver plusieurs documents au quotidien.
À défaut d’investir dans l’achat d’un grand nombre de papiers A4, certaines structures optent pour l’usage de logiciels de gestion tels que mypeopledoc.
Système de gestion des ressources humaines, documents administratifs ou bulletin de paie, nous vous expliquons en quoi mypeople doc peut être utile à tout cela. Focus.
Généralités sur le logiciel : qu’est-ce que la plateforme mypeople doc ?
Mis en place depuis 2008, la plateforme mypeople doc a pour mission d’aider les responsables des ressources humaines (DRH) dans leurs travaux au quotidien. Plus concrètement, le processus consiste à recevoir tous vos documents électroniquement de sorte à pouvoir y accéder directement en ligne. Il vous suffit alors d’avoir une bonne connexion internet et un code d’accès.
Il existe cependant une particularité : l’envoi de documents via mypeopledoc garantit la légalité du papier expédié et l’identité authentique de l’expéditeur. A contrario, les mails ne fournissent pas un service aussi sécurisé. Ils n’incluent pas l’horodatage, ni une signature, ni la possibilité d’avoir les vraies références de celui qui envoie le courrier.
http://youtu.be/rDkz36HuQZU
Un plus qu’offre la plateforme mypeople doc puisque toute la paperasse qui y passe est horodatée et authentifiée avec une signature électronique. Au-delà de la garantie de légitimité des documents, cette solution vous assure pérennité et confidentialité des données à caractère personnel que vous enverrez. Une responsabilité qui incombe à la Caisse des Dépôts et de consignation Arkhinéo puisque c’est ce service qui s’occupe de l’archivage.
Doté d’une large palette de qualité, mypeople doc est plébiscité par de nombreuses entreprises de renom. On retrouve dans ce lot :
- Canal+ ;
- Total ;
- Starbucks ;
- Banque accord ;
- Bouygues Telecom.
Un facteur qui fait augmenter de jour en jour le nombre de personnes et de structures qui adoptent ce cloud.
Comment utiliser mypeople doc ?
Chacun des abonnés de cette plateforme est doté d’un coffre numérique personnalisable. Une solution de gestion parfaite pour conserver les bulletins de paie de vos employés. Au besoin, vous pouvez les renommer, automatiser le processus pour les classer et optimiser la gestion.
De plus, une fonction « partage de documents » est intégrée au coffre mypeopledoc. En guise de précision, tous les fichiers qui sont traités par le people doc ne doivent pas dépasser 250 Mo. Autre chose, la capacité totale du cloud est de 10 Go.
Pour optimiser de l’espace, il est recommandé de supprimer tous les fichiers qui ne doivent plus être conservés. À l’instar d’un ordinateur, vous pouvez toujours restaurer ceux qui sont effacés par mégarde.
En outre, si votre politique de gestion des ressources l’exige, vous avez la possibilité de partager les accès avec d’autres employeurs. À noter qu’à chaque transaction de documents, vous recevrez un mail de notification.
Mieux encore, mypeople doc permet à l’administrateur d’un compte de visualiser son historique d’actions sur son compte. Il est possible d’y voir :
- vos horaires de connexion à votre compte ;
- les tentatives infructueuses par une tierce personne ;
- les téléchargements de documents ;
- les fichiers consultés.
Une fonctionnalité très utile du moment où elle permet à l’administrateur de faire un suivi rigoureux et d’interpeler les collaborateurs qui ne respectent pas les règles.
Que gagnez-vous à adopter mypeople doc ?
L’usage de la plateforme est de nature à impacter positivement la productivité des responsables des ressources humaines. C’est donner la chance à vos salariés de pouvoir être servis par les RH en tout temps. Qu’il soit question d’un simple renseignement ou d’une action plus complexe.
En effet, votre SIRH (système d’information des ressources humaines) se verra optimisé. Tout ce qui se faisait manuellement doit à présent se faire de façon numérique.
Par ailleurs, le choix de mypeople doc a le mérite de réduire les déplacements physiques de documents, faire des économies de papiers, optimiser de l’espace, bien protéger les fichiers et gagner du temps.
En somme, mypeople doc est une sorte de cloud permettant de conserver, modifier et traiter des documents en ligne sans avoir à se déplacer. En milieu professionnel, cette plateforme se révèle être une solution efficace pour palier de nombreux problèmes dont :
- la perte de documents ;
- la lenteur administrative liée au fait de devoir rechercher les documents ;
- la mauvaise gestion du temps.
N’hésitez donc pas à profiter de ses services au sein de votre société.
